Администрация муниципального  образования 
 Приозерский  муниципальный район  Ленинградской области

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от _________________ № _________

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области и её структурных подразделениях

В целях улучшения качества работы и установления единого порядка делопроизводства в администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области и ее структурных подразделениях, в соответствии с  Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8.12.2016 № 2004-ст (редакция от 14.05.2018), администрация муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области ПОСТАНОВЛЯЕТ: 
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области и её структурных подразделений (далее – Инструкция), (Приложение 1).
2. Комитетам, управлениям, отделам, секторам администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области (далее структурные подразделения) осуществлять ведение работы по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
3. Признать утратившими силу:
- постановление администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области от 30 декабря 2008 года № 31 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район  Ленинградской области и её структурных подразделений в новой редакции»;
- постановление администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области от 08 декабря 2010 года № 4178 «Об утверждении Правил оформления документов в администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области».
4. Данное постановление вступает в силу с 01 июля 2019 года. 
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации по внутренней и внешней политике Полянскую А.Б.

Глава администрации                                                                                                 А.Н. Соклаков

Согласовано:
Грянко С.В.
Глумилина Н.В.
Котова Л.А.
Петрюк О.Г.
Полянская А.Б.
Омельянович Т.А.
Михалева И.Н.
Исп. Плитус Е.В.

Разослано: дело-2, зам. главы-5, КФ-1, КО-1, Управление-1, отделы – 20, сектора-2, КДН-1, ведущий специалист по моб. подготовке-1.

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области
от ________________ №_______
(Приложение 1)

Инструкция
по делопроизводству в  администрации муниципального образования
Приозерский муниципальный район Ленинградской области и её структурных подразделениях.

Раздел 1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в  администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области и её структурных подразделениях (далее – Инструкция) устанавливает систему документирования и организации работы с документами в администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области и её структурных подразделениях (далее - Администрация), в том числе определяет: основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения в Администрации служебных документов и приложенных к ним материалов несекретного характера (далее - документы, материалы); порядок рассмотрения в Администрации обращений государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и обращений граждан, а также должностных лиц соответствующих органов и организаций; основные правила подготовки, оформления, порядок согласования проектов постановлений и распоряжений Администрации  (далее - правовые акты).
1.2. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок оформления, согласования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну и сведений для служебного пользования.
1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Администрации применяется система электронного документооборота Ленинградской области (далее - СЭД ЛО). Документооборот между органами исполнительной власти Ленинградской области осуществляется в электронном виде по СЭД ЛО. Передача документов по иным каналам связи и(или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, настоящей Инструкцией установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
При передаче электронных документов между органами исполнительной власти Ленинградской области документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица - автора документа. Электронная копия документа может быть заверена ЭП должностного лица, зарегистрировавшего документ в СЭД ЛО. Ответственность за неправомерное подписание электронного документа ЭП несет владелец ключа ЭП.
Получение по СЭД ЛО электронного документа, подписанного ЭП или созданного в виде электронной копии документа, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.
Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, подписание (визирование), постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке СЭД ЛО. При этом к регистрационной карточке в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов - формата pdf или tif; для текстовых документов - doc, docx, xls, xlsx).
1.4. Правила и порядок работы с документами и материалами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех лиц, замещающих должности муниципальной службы (далее –служащие) и работников, замещающих  должности, не являющиеся должностями муниципальной службы (далее - работники).
Служащие и работники несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся на исполнении или хранении документов (материалов) и неразглашение содержащихся в них сведений (служебной информации).
1.5. Организация документационного обеспечения деятельности Администрации, за ведением и совершенствованием делопроизводства в Администрации, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляется отделом кадров, делопроизводства и контроля.
Инструктивные материалы по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения всеми служащими и работниками Администрации. 
1.6. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатацию технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Администрации возлагается на отдел по информации, печати, телекоммуникациям, общественным и внешним связям (далее – отдел информации). 
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на заместителей главы, председателей комитетов, начальников управлений, начальников отделов, заведующих секторов(далее – руководители) соответствующей сферы деятельности. 
1.8. Специалисты, на которых должностными инструкциями возложены обязанности ведения делопроизводства в подразделениях и отделах (далее - ответственные за делопроизводство) осуществляют учет, регистрацию, рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, поступивших в Администрацию, а также их хранение и сдачу в архивный отдел.
1.9. В положениях о структурных подразделениях Администрации, осуществляющих функции по обеспечению делопроизводства, и должностных инструкциях ответственных за делопроизводство должны содержаться следующие функции и основные обязанности:
- ведение СЭД ЛО;
- прием и учет (регистрация) входящих документов и материалов (корреспонденции);
- учет (регистрация) документов внутреннего делопроизводства Администрации;
- представление входящих документов и материалов на рассмотрение руководителю подразделения; 
- направление в соответствии с указаниями (резолюцией) руководителя подразделения и материалов служащему или работнику, назначенному ответственным за работу с ними (далее - исполнитель);
- прием от исполнителя документов и материалов, в том числе проектов правовых документов, для представления их на доклад, рассмотрение (подписание) руководителю подразделения или уполномоченному работнику;
- учет (регистрация) исходящих документов подразделения обеспечение их доставки или передача для отправки адресатам;
- ввод в электронную базу данных информации о движении документов;
- контроль за прохождением и сроками исполнения документов внутри подразделения;
- подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел подразделения или отдела, согласование номенклатуры дел с архивным отделом;
- ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
- обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, подготовка и передача архивных дел в архивный отдел, составление отборочных актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленном порядке;
- обеспечение хранения, учета и использования бланочной продукции, печатей и штампов подразделения или отдела;
- организация работы с письмами граждан;
- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
- обеспечение сохранности находящихся в пользовании персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ) и хранящейся в них базы данных о документах подразделения;
- ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к документационному обеспечению (делопроизводству);
- инструктаж вновь принятых работников и проведение с ними практических занятий по вопросам работы с документами;
- подготовка заявок на изготовление печатно-бланочной продукции, получение средств оргтехники, канцелярских товаров, организация их учета;
- учет печатей и штампов, используемых в подразделении.
1.10. Все подготовленные в Администрации проекты документов до их принятия (подписания) относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
1.11. Передача любым третьим лицам копий документов и материалов, зарегистрированных структурным подразделением Администрации, осуществляющим функции по обеспечению делопроизводства, допускается только по указанию (разрешению) руководителя. 
Взаимодействие с представителями средств массовой информации, в том числе передача им какой-либо служебной информации, копий документов или материалов, осуществляется только с распоряжения главы Администрации или лица исполняющего его полномочия.
1.12. Правовые акты Администрации  по вопросам организации делопроизводства не должны противоречить настоящей Инструкции.
1.13. В структурных подразделениях Администрации, имеющих статус юридического лица, прием, отправка, учет, регистрация, рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, их хранение и сдача в архивный отдел осуществляется самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
1.14. Определения терминов, применяемых в делопроизводстве, содержатся в национальном стандарте Российской Федерации  ГОСТ Р 7.0.97-2016 утвержденном приказом Росстандарта от 8.12.2016 № 2004-ст (редакция от 14.05.2018).

Раздел 2. Состав управленческих документов Администрации

2.1. Деятельность Администрации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. В ее состав входят распорядительные, организационные и информационно-справочные и другие документы.
2.2. Распорядительные документы.
Распорядительный документ - вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
решения совещательных, консультативных и координационных органов;
поручения должностных лиц и др.
2.3. Организационные документы.
Организационные документы - это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
Организационные документы, как правило, утверждаются должностным лицом, в компетенцию которого или в компетенцию возглавляемого (представляемого) им органа входит обязанность регулирования соответствующего вопроса.
К организационным документам относятся:
положение об Администрации;
правила;
инструкция (методические рекомендации);
должностные инструкции;
план (дорожная карта).
2.3.1. Положение, правила, инструкция (методические рекомендации), регламент.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения. 
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции (методических рекомендациях) излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
В регламенте устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения, одновременно с порядком осуществления какой-либо деятельности или порядком применения указанных в нем норм и требований.
2.3.2. План (дорожная карта).
План (дорожная карта) - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
2.4. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы - документы, содержащие справочную и иную необходимую информацию, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол;
служебное письмо;
акт;
докладная, объяснительная или служебная записка;
стенограмма;
отчет и другие документы информационно-справочного характера.
2.4.1. Протокол.
Протокол - документ, констатирующий определенные факты, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
2.4.2. Служебное письмо.
Служебное письмо в Администрации подготавливается как:
ответ о выполнении поручения главы Администрации;
исполнение поручения главы Администрации  в связи с обращениями граждан;
ответ на официальный запрос государственного органа, органа местного самоуправления или организации;
инициативное письмо.
2.4.3. Акт.
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
2.4.4. Докладная, объяснительная или служебная записка.
Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.
2.4.5. Стенограмма.
Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
2.4.6. Отчет.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Раздел 3. Подготовка и оформление 
проектов правовых актов Администрации 

3.1. Правовой акт Администрации - официальный документ, устанавливающий правовые нормы (правила поведения) или иные правовые решения, принятый главой Администрации или лицом, исполняющим его полномочия, имеющий форму официального документа с реквизитами правового акта (указание формы, субъекта издания, наименования, даты и номера).
Оформление проекта правового акта осуществляется на основании действующих правовых актов Российской Федерации и Приложения 4 в настоящей Инструкции.
Правовые акты Администрации издаются в соответствующей форме (постановления, распоряжения).
В форме постановления Администрации оформляются решения главы по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления муниципального района федеральными законами и законами Ленинградской области.
В форме распоряжений Администрации принимаются решения по вопросам организации работы Администрации.
 3.2. Ответственность за качество подготовки проектов нормативных актов, полноту согласования с заинтересованными сторонами несут руководители, которые вносят эти документы.
Руководители структурных подразделений и должностные лица, которым поручена подготовка проектов постановлений и распоряжений, определяют из числа работников подразделений исполнителей этих документов, организуют согласование и подготовку к представлению на подпись указанных проектов документов.
3.3. К проекту постановления, распоряжения могут прилагаться:
пояснительная записка (при необходимости), в которой обосновывается необходимость принятия документа, указывается правовая основа, сведения о том, на основании чего подготовлен проект и иная подобная информация;
к проектам, связанным с финансированием проведения приемов, встреч и иных подобных мероприятий, прилагаются сметы расходов, а к проектам мероприятий, связанных с размером уставного капитала – документы, его подтверждающие.
3.4. Для оценки подготовленного проекта документа, его целесообразности, обоснованности и соответствия действующему законодательству, правовым актам проводится согласование (визирование) документа.
Круг должностных лиц, визирующих проект документа, определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, по согласованию с курирующим руководителем.
	Согласование осуществляется в каждой инстанции в течение трех рабочих дней, а по особо важным проектам документов, требующим юридического, финансового заключения – в течение пяти рабочих дней. В случае поступления проекта правового акта после 15:00, срок рассмотрения отсчитывается со следующего рабочего дня.
Юридическая экспертиза проекта в юридическом отделе Администрации проводится в течение 5 рабочих дней, по решению начальника юридического отдела Администрации срок экспертизы может быть продлен до 10 рабочих дней в соответствии с Положением о юридическом отделе Администрации.
За нарушение сроков согласования проекта документа несет ответственность руководитель структурного подразделения, в котором проходит согласование проекта.
Передача проектов документов на согласование (визирование) осуществляется работником структурного подразделения, подготовившего проект.
3.5. Проекты постановлений, распоряжений администрации в обязательном порядке визируются:
непосредственным исполнителем и руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта;
руководителями органов и организаций или лицами, их замещающими, которым в проекте документа предусматриваются задания или поручения;
заместителями главы Администрации,направления основной деятельности которых затрагиваются в данном проектеи начальником управления;
начальником или специалистом юридического отдела Администрации.
3.6. Согласование оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости – её расшифровку, должность визирующего и дату визирования.
Не допускается отказ от визирования, а также внесение каких-либо исправлений и дополнений непосредственно в текст проекта документа.
На проектах нормативных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта в нижней его части, а при отсутствии места – на оборотной стороне.
Фамилию и инициалы исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: «Исп. Иванов И.И. (31-967)».
Приложения к проектам постановлений и распоряжений визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения, работниками, осуществляющими юридическую экспертизу.
Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа приложения.
При большом числе согласующих инстанций гриф согласования может оформляться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
3.7. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом, располагаемым ниже подписи на лицевой стороне документа, начиная от границы его левого поля, и включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ и остальные реквизиты в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
3.8. Проекты документов, подготовленные в соответствии с поручением (резолюцией), должны иметь визы всех соисполнителей, указанных в поручении (резолюции).
3.9. Полученные в процессе согласования проекта документа замечания (дополнения) учитываются исполнителем при его доработке.
Если замечания не принимаются, исполнитель проекта готовит заключение на замечания и прилагает его к проекту за подписью руководителя структурного подразделения, соответствующего заместителя главы Администрации и начальника управления.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». Короткие замечания могут быть записаны на проекте рядом с визой. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
3.10. При правках редакционного характера проект документа после перепечатки вторично не визируется.
Если в процессе доработки в проект вносятся изменения не редакционного характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.
3.11. Проект документа, имеющий более двух существенных замечаний, возвращается исполнителю.
Исполнитель проекта проводит необходимую работу по устранению замечаний и доработке документа, его повторному визированию.
При  невозможности в рабочем порядке устранить замечания создается по указанию курирующего руководителя и под его председательством согласительная комиссия, на заседании которой рассматриваются возникшие противоречия и принимается решение о дальнейшей судьбе документа.
3.12. Внесение изменений не редакционного характера в текст проекта документа после визирования в юридическом отделе Администрации не допускается.
Проекты документов, признанные юридическим отделом Администрации противоречащими действующему законодательству, возвращаются исполнителю с соответствующим заключением.
3.13. Документы, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены должностным лицам, внесшим проекты постановлений и распоряжений.
3.14. Глава Администрации принимает одно из следующих решений по представленным документам:
- подписывает первый экземпляр правового акта, он же является подлинником;
- направляет проект на доработку. В этом случае проект через отдел кадров, делопроизводства и контроля в течение 3-х рабочих дней отправляет исполнителю на доработку;
- отклоняет проект в целом с пометкой «Отклоняю».
Подписанным главой Администрации постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений.
Второй и последующий экземпляры, согласно рассылки указанной в постановлении или распоряжении, подтверждаются печатью Администрации «Для документов». 
Экземпляры постановлений и распоряжений направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа.
Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым они рассылались.
3.15. Подлинники постановлений и распоряжений после их выпуска вместе с документами, на основании которых принято решение, и указателями рассылки хранятся в отделе кадров, делопроизводства и контроля и в установленном порядке сдаются в архив.
3.16. Подлинники проектов постановлений и распоряжений, не принятые к подписанию, вместе с приложениями и справочными материалами к проектам возвращаются исполнителям.
3.17. В необходимых случаях глава Администрации может изменять процедуру подготовки, согласования, оформления и выпуска подписываемых им постановлений и распоряжений, о чем делается отметка на проекте документа.

Раздел 4. Техническое обеспечение работы с правовыми актами
Печатание проектов правовых актов

4.1. Печатание проектов правовых актов в Администрации осуществляется с использованием программно-технических средств, компьютерной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции. 
4.2.	Машинистками отдела кадров, делопроизводства и контроля Администрации печатаются только правовые акты, Почетные грамоты, Благодарности главы Администрации.
Срок подготовки правовых актов с момента регистрации проектов до момента передачи готовых правовых актов исполнителю составляет 10 рабочих дней (регистрация, печатание, считка специалистами, подготовившими проекты правовых актов, корректировка после считки, подписание правовых актов главой Администрации, их копирование и заверение копий правовых актов печатью «Для документов»).    
В первоочередном порядке печатаются проекты правовых актов Администрации, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Администрации.
Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником отдела кадров, делопроизводства и контроля по согласованию с исполнителями.
Передаваемые для печатания проекты правовых актов должны быть напечатаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Не принимаются проекты, напечатанные небрежно, неразборчиво, правленые ручкой или карандашом.
При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов.
Перенос проектов правовых актов Администрации на бланки Администрации производится только  работниками отдела кадров, делопроизводства и контроля. Проекты правовых актов передаются в отдел кадров, делопроизводства и контроля Администрации, как на бумажном, так и на электронном носителях. Допускается передача проектов в электронном виде с использованием системы локальной сети Администрации.
4.3.	Печатание проектов правовых актов осуществляется на бланках установленной формы (Приложение 1). Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. 
Копирование (тиражирование) правовых актов

4.4.	Копирование правовых актов после подписания их главой Администрации осуществляется машинистками отдела кадров, делопроизводства и контроля Администрации в соответствии с рассылкой.

Раздел 5. Порядок работы с судебными актами, актами
прокурорского реагирования, иными официальными
обращениями контрольно-надзорных органов

5.1. В настоящем разделе определены особенности работы с судебными актами (определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявлениями или жалобами в суд, представлениями и протестами прокурора, документами иных контрольно-надзорных органов, которые направлены непосредственно в адрес главы Администрации.
5.2. Любой из указанных в пункте 5.1 документов регистрируется в приемной главы Администрации в день поступления и незамедлительно направляется главе Администрации, а его копия  в юридический отдел Администрации.
5.3. Юридический отдел совместно со структурными подразделениями в срочном порядке готовит проект ответа на указанные в пункте 5.1 документы и при необходимости  проекты правовых актов. 
В случае если руководитель структурного подразделения не согласен с содержанием судебного акта, заявления или жалобы в суд, представления или протеста прокурора, официальных документов контрольно-надзорных органов, он обязан:
•	письменно уведомить об этом юридический отдел;
•	организовать участие подчиненных ему работников в судебном разбирательстве и/или иных процессуальных действиях; 
•	обеспечить работников доверенностями, материалами и документами, необходимыми для участия в судебном разбирательстве и/или иных процессуальных действиях.
5.4. Руководитель структурного подразделения, допустивший пропуск срока, установленного юридическим отделом Администрации, либо представивший юридическому отделу несогласованный или не полностью согласованный проект документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.), несет дисциплинарную ответственность. 

Раздел 6. Контроль исполнения правовых актов, поручений 
и других документов главы Администрации 

6.1. Контроль исполнения постановлений, распоряжений и поручений главы  Администрации осуществляют руководители структурных подразделений. 
6.2. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах Администрации, протоколах заседаний комиссий при Администрации, а также исполнение письменных поручений главы Администрации, в том числе содержащихся в протоколах проведенных совещаний и резолюциях на документах (далее  поручения), организуют руководители структурных подразделений, которым адресованы поручения.
6.3. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в поручении.
 Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:
•	с конкретной датой исполнения  в указанный срок;
•	имеющие пометку «Срочно»  в 3-дневный срок; 
•	имеющие пометку «Оперативно»  в 10-дневный срок; 
•	 остальные  в срок не более 30 дней.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за нерабочим днем.
Если информация представлена позже указанного срока исполнения поручения, такое поручение считается исполненным с нарушением срока, что является основанием для применения к исполнителю дисциплинарного взыскания.
6.4. При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения, представляет на имя главы Администрации письменное ходатайство о продлении срока исполнения с указанием причин невозможности исполнения поручения в установленные сроки, а также предложениями по новому сроку исполнения и/или составу соисполнителей.
Продление срока исполнения поручения главы Администрации  допускается в исключительных случаях при наличии объективных причин. Должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем в 10-дневный срок от даты получения такого поручения представляет главе Администрации письменное ходатайство о продлении срока исполнения с указанием объективных причин невозможности исполнения поручения в установленные сроки, а также предложениями о новом сроке исполнения и/или составе соисполнителей.
Об изменении срока исполнения документов ответственный за делопроизводство в структурном подразделении своевременно информирует отдел организационной работы и взаимодействия с поселениями администрации для внесения изменений в учетные формы (новый срок исполнения, дата представления изменения, подпись).
6.5. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, перемещения или увольнения с должности работник, ответственный за исполнение документа или поручения, обязан уведомить своего непосредственного начальника или руководителя структурного подразделения обо всех имеющихся у него документах и поручениях на исполнении, передать их ответственному за делопроизводство или по согласованию с непосредственным начальником  другому работнику.
6.6. Если поручение главы Администрации дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, или против фамилии которого стоит пометка «Отв.».
 Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевременное исполнение данного поручения, организует и координирует работу по его исполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемых главе Администрации в связи с исполнением этого поручения.
Соисполнитель поручения представляет письменный ответ на запрос ответственного исполнителя не позднее, чем за пять дней до даты истечения срока исполнения поручения, при наличии пометки «Срочно»  не позднее, чем за один рабочий день до даты истечения трехдневного срока исполнения, либо в иной срок, установленный в запросе ответственного исполнителя.
Ответственный исполнитель письменно информирует главу Администрации о ходе и результатах исполнения поручения, а также направляет в адрес заинтересованных лиц копии писем, копию поручения и приложенные к нему документы и материалы.
Если исполнение поручения завершилось изданием правового акта, главу Администрации об этом уведомляют и предоставляют копию этого правового акта.
6.7. Поручение снимается с контроля на основании резолюции главы Администрации.     

Раздел 7. Прием, учет, регистрация и распределение 
документов и материалов, поступивших в Администрацию, 
в том числе на имя главы Администрации

7.1. Документы, материалы, письма, запросы и т.п. (далее - документы) от организаций, поступившие в Администрацию, учитываются и регистрируются в приемной главы Администрации.
7.2. Прием и регистрация обращений, жалоб, предложений, просьб и т.п. от физических лиц, поступившие в Администрацию, в том числе на имя главы Администрации и заместителя  главы Администрации по социальным вопросам осуществляется ведущим специалистом отдела кадров, делопроизводства и контроля  по работе с обращениями граждан. Работа с данной категорией документов регламентируется Федеральным законом Российской Федерации от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
7.3. Регистрация документов, указанных в пунктах 7.1 и 7.2, осуществляется в системе электронного документооборота (СЭД) и автоматически поступает на электронные персональные рабочие места специалистов структурных подразделений Администрации в соответствии с резолюцией вышестоящего должного лица. Работа в СЭД регламентируется инструкциями к данной системе, разработанными Правительством Ленинградской области.
7.4. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другие документы по определению начальником отдела кадров, делопроизводства и контроля. 
7.5. При вскрытии поступивших конвертов с документами работниками приемной главы Администрации проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. В правом нижнем углу входящего документа наклеивается регистрационныйстикер с номером и штрих-кодом, присвоенным документу. Допускается проставление регистрационного штампа установленной формы в случае невозможности использования специального стикера.
7.5.1. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные в конверт документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
7.6. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним, на последнем листе основного документа делается запись об отсутствии приложения.
Конверты, в которые были вложены документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения документов.
На конвертах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и учетный номер, конверты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.
В Администрации документы, кроме срочных, регистрируются в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации. Срочные документы регистрируются в день поступления.     
Работники приемной главы Администрации направляют поступившие документы адресатам по назначению.    
Зарегистрированные документы, а также документы с резолюциями главы Администрации и его заместителей и начальника управления раскладываются по ячейкам стеллажа, находящегося в приемной Администрации.
	
Раздел 8. Подготовка и оформление документов в Администрации. 
Отправка документов. 
Основные требования к подготовке и оформлению документов. 
Использование бланка Администрации.

При подготовке документов необходимо руководствоваться Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.09.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" утвержденным приказом Росстандарта от 8.12.2016 № 2004-ст (редакция от 14.05.2018)(далее – ГОСТ) и настоящей Инструкцией.
8.1	При подготовке и оформлении документов работники Администрации должны руководствоваться следующими основными требованиями:
•	электронные бланки Администрации должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам. Запрещено самостоятельно вносить изменения в электронный бланк Администрации;
•	документы могут печататься, как на электронных бланках Администрации установленной формы, так и на бланках, изготовленных в типографии; 
•	официальные письма за подписью главы Администрации, его заместителей или начальника управления печатаются на бланках установленной формы (Приложение 4) самими исполнителями в структурных подразделениях;
•	руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за своих подчиненных по правильному использованию электронных бланков;
•	письма, адресованные Губернатору Ленинградской области, оформляются на электронных и типографских бланках Администрации за подписью главы Администрации либо лица, исполняющего его полномочия;
•	тексты официальных писем на бланке Администрации печатаются 13,14 шрифтом (TimesNewRoman) с 1-1,5 междустрочным интервалом. 
•	Допускается изменение шрифта:
-	до 12 (TimesNewRoman) с целью умещения текста на 1 (одну) страницу документа;
-	при печатании текстов в табличном формате. 
- содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать
точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;
- фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа;
•	исходящие письма с подписью должностного лица отправляются самостоятельно исполнителем, копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел;
•	следует дату и номер документа, на который дается ответ выносить в заголовок первого листа, либо ссылаться на него в первом абзаце текста письма-ответа. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля в соответствии с ГОСТом;
•	документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, при этом указывается должность (полное наименование) и приводится расшифровка подписи с указанием инициалов и фамилии лица, подписывающего документ;
•	подписание документа, на котором указана фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается;
•	проекты документов должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за его подготовку, виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа на его нижнем поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения к документу, на копии отправляемого документа;
•	датой документа является дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая словесно-цифровым способом (например: «12 мая 2013 г.») либо цифровым способом, то есть арабскими цифрами, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: «15.07.2013»);
•	 при направлении документа руководителю организации, ее наименование (в родительном падеже) включается в состав наименования должности адресата (в дательном падеже); при направлении документа в организацию, ее наименование указывается в именительном падеже, а должность и фамилия руководителя - в дательном падеже, при направлении документа в адрес нескольких однородных организаций их наименования указываются обобщенно, например: «Главам администраций сельских (городского) поселений»;
•	адресат указывается в правом верхнем поле документа; 
•	полный почтовый адрес указывается в случае направления документа разовому корреспонденту; в письмах, направляемых в органы государственной власти почтовый адрес не указывается;
•	в ответах на письма граждан указываются: фамилия и инициалы,  почтовый адрес (улица, дом, квартира, город, область, индекс);
•	в адресной части письма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем; на каждом экземпляре документа указывается только один адресат;
•	если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается после текста до подписи по форме: «Приложение: по тексту на ___ л. в ____ экз. в ___ адрес (в случае наличия в письме нескольких адресатов)». Приложения, не указанные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них можно не указывать;
•	на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов имени и отчества, фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается правовым актом, гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДЕН» в соответствующем роде и числе, наименование распорядительного документа, его дату и номер;
•	отправляемому документу присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса дела в соответствии с номенклатурой дел, порядкового номера документа и даты регистрации; 
•	письмам, подписанным главой Администрации, заместителями главы Администрации, регистрационные номера присваиваются в приемной Администрации; 
•	письмам, подписанным руководителями структурных подразделений, регистрационные номера присваиваются ответственными за делопроизводство в соответствующем подразделении, после чего копия документа с экземпляром регистрационной карточки помещается в соответствующее дело согласно номенклатуре дел и хранится у исполнителя.     
8.2.	Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках Администрации. 
На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указываются адрес зарубежного корреспондента, напечатанный латинским шрифтом и включающий фамилию (имя и фамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата,
 название города и страны.
     
Раздел 9. Изготовление и использование 
печатей и штампов в Администрации 

9.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам Администрации используются основные главные печати:
•	печать Администрации (основная круглая гербовая);
•	печать Администрации «Для документов» (круглая);
•	печать «Отдел кадров, делопроизводства и контроля» (круглая);
•	печать архивного отдела (круглая).
	Для удостоверения подлинности документов структурных подразделений Администрации  могут использоваться круглые печати, утвержденные соответствующими Положениями о структурных подразделениях.
9.1.1. Гербовая печать ставиться на подписи главы Администрации, заместителей главы Администрации, начальника отдела учета и выплат (подтверждаются финансовые документы), начальника отдела кадров, делопроизводства и контроля (заверяются сведения в трудовых книжках), начальника архивного отдела (архивные справки, архивные выписки в соответствии с Положением об архивном отделе). Гербовые печати проставляются на командировочных удостоверениях, платежных поручениях, других финансовых документах в установленных законодательством случаях.
Ответственность за хранение гербовой печати возлагается на ведущего специалиста отдела кадров, делопроизводства и контроля распоряжением Администрации.
9.1.2. Печатью Администрации «Для документов» заверяются экземпляры подлинников постановлений и  распоряжений Администрации.
9.1.3. Печатью «Отдел кадров, делопроизводства и контроля» подтверждаются копии документов Администрации.
9.1.4. Печатью «Архивный отдел» заверяются копии архивных документов Администрации.
9.2. Оттиски печатей проставляются захватывая часть наименования должности лица подписавшего документ, но при этом, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").
9.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
9.4. Все печати и штампы Администрации регистрируются в отделе кадров, делопроизводства и контроля Администрации по Журналу учета выдачи печатей и штампов (далее – Журнал учета) и хранятся у ответственных лиц в металлических шкафах и сейфах.
9.5. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы направляются в отдел кадров, делопроизводства и контроля Администрации и уничтожаются по акту. В Журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Раздел 10. Составление номенклатуры дел, 
формирование, оформление и хранение дел 
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

10.1. Оперативное хранение  документов Администрации до передачи их на хранение в архивный отдел или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях Администрации.
10.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
10.3. Номенклатура дел Администрации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.
10.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурой дел за прошедший год, типовыми и примерными номенклатурами дел ( при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
10.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Администрации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях – копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.
Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия – единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности структурного подразделения.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
В обязательном порядке в номенклатуру дел включаются заголовки дел, документов, которые образуются в Администрации в электронном виде, а также автоматизированные информационные системы (далее - АИС): базы, банки данных (отраслевые, учетные, тематические и т.д.). В графе номенклатуры дел "Примечание" делается отметка о месте хранения электронных документов, о месте размещения АИС, баз данных (N кабинета и фамилия ответственного за ведение).
10.6. Сводная номенклатура дел Администрации  разрабатывается архивным отделом Администрациина основе предложений (проектов разделов номенклатуры дел) структурных подразделений. Предложения (проекты разделов номенклатуры дел) структурного подразделения Администрации готовит ответственный работник структурного подразделения на основе предложений специалистов.
Сводная номенклатура дел Администрации на следующий календарный год разрабатывается  вновь или по результатам  уточнения действующей номенклатуры дел до 15 ноября текущего года, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее-ЭПК) Администрации,  утверждается главой Администрации и вводится в действие с 1 января нового делопроизводственного года. 
10.7. По экземпляру утвержденной номенклатуры дел  Администрации направляется в отдел кадров, делопроизводства и контроля и в архивный отдел Администрации. 
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.
  Один раз в пять лет номенклатура дел Администрации предоставляется на согласование Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного управления Ленинградской области. 
10.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений Администрации, которые заполняются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием. 
В утвержденную номенклатуру дел в течение года вносятся изменения (дополнения) в случае появления новых дел, для чего используются резервные номера.
10.9. Номенклатура дел структурного подразделения составляется в каждом подразделении Администрации  специалистом (работником),ответственным за делопроизводство подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения.
Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить её в архивный отдел Администрации для согласования ЭПК Администрации.
10.10. Все заголовки дел, включенных в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются.
Индекс дела указывается в графе 1 "Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где: 
01-	код структурного подразделения;
02-	порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.
Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений (отделов или секторов), в том числе, если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу.
10.11. В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Используется следующая последовательность наименований дел:
организационно-распорядительная документация;
плановая документация;
отчетная документация;
документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;
документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;
номенклатура дел структурного подразделения;
резервные номера.
Внутри каждого выделенного комплекса документов следует систематизировать наименования дел по следующим уровням: документация вышестоящих органов; документация Администрации.
Так, в номенклатуре дел сначала указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, затем дела с распорядительными документами Администрации.
Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа "Разные материалы", "Общая переписка", а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "ДСП", журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".
Заголовок дела формируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
- наименование организации,  структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ);
- наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);
- вопрос и краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на то, что документ представлен копией.
10.12. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.
В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:
"Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)".
В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:
"Протоколы заседаний  экспертно-проверочной комиссии Администрации".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:
"Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников".
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:
"Переписка с администрациями сельских (городских) поселений по вопросам благоустройства".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:
"Переписка о заключении и исполнении муниципальных контрактов".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:
"Переписка с ОАО «Ростелеком» о предоставлении услуг связи".
 При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:
"Переписка с учреждениями культуры Приозерского муниципального района Ленинградской области».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):
"Отчеты структурных подразделений за 2018 год".
При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.
10.13. Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:	Т. 1.	11.01.2017-30.06.2017
Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.
10.14. В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.
10.15. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2016 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.
Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы.
10.16. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
В итоговую запись сводной номенклатуры дел Администрации сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений Администрации в отдел кадров, делопроизводства и контроля. 

Формирование дел

10.17.  Дела со дня их заведения до передачи в архивный отдел Администрации на хранение или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
10.18. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:
в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
приложения помещаются вместе с основными документами;
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
факсграммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.
Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.
Распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены.

Экспертиза  ценности документов

10.19. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:
при составлении номенклатуры дел;
при подготовке дел к передаче в архивный отдел Администрации;
в архивном отделе Администрации.
10.20. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Администрации постановлением Администрации создана экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК). Задачи, функции, права, организация работы ЭПК определены положением о ней.
10.21. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками, ответственными за делопроизводство структурных подразделений совместно с ЭПК Администрации и под методическим руководством архивного отдела Администрации.
10.22. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архивный отдел Администрации осуществляется:
отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архивный отдел Администрации;
отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения, которых истекли.
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел Администрации, правильность определения сроков хранения дел.
10.23. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
10.24. По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел  и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела в графе "Примечание" делается соответствующая отметка, например:
"Уничтожено 02.04.2017" или "Передано на хранение в ________ по описи 04.02.2018" и т.п.
10.25. Дела включаются  в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
10.26. Уничтожение документов до утверждения описей дел постоянного хранения Центральной экспертно-проверочной методической комиссией (далее – ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области и согласования описей дел по личному составу ЭПК Администрации не допускается.
10.27.  В ходе проведения экспертизы ценности осуществляется проверка правильности формирования дел и систематизация документов в делах. В необходимых случаях проводится переформирование и пересистематизация документов внутри дела.
10.28. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
10.29. Документы внутри дела должны располагаться в хронологическом порядке.
Нормативные и организационно-распорядительные документы, приложения и примечания к ним группируются в дела по видам актов и хронологии.
Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкции утверждены как самостоятельные документы, они группируются в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
10.30. Необходимо иметь в виду, что в делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке документов к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года - первым.

Оформление дел

10.31. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела по личному составу, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.
Оформление дел проводится в структурных подразделениях Администрации по месту формирования документов в дела.
10.32. При оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы следует только клеем ПВА.
10.33. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:
оформление реквизитов обложки дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
10.34. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.
10.35.  При оформлении обложки дела:
наименование Администрации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой организации (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);
индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел Администрации;
заголовок дела переносится из номенклатуры дел Администрации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).
При изменении наименования Администрации или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование Администрации (структурного подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.
Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
10.36. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
10.37. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.
Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
10.38. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.
Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.
Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.
10.39. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.
Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.
В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.
Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
10.40. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.
10.41. Подготовка электронных документов к передаче в архивный отдел Администрации осуществляется структурным подразделением - владельцем соответствующей информационной системы совместно с отделом информации, печати, телекоммуникациям, общественным и внешним связям.
10.43. Электронные документы передаются на хранение в архивный отдел Администрации на физически обособленных носителях в соответствии с установленными правилами, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах.

Составление описей дел

10.44. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ежегодно составляются описи дел. На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архивный отдел Администрации на хранение  такие дела не передаются.
Основой составления описи дел является номенклатура дел. Методическую помощь в подготовке описей дел оказывает архивный отдел Администрации.
Сводная опись дел Администрации составляется архивным отделом на основе описей структурных подразделений Администрации. 
10.45. В зависимости от сроков хранения отдельные описи составляются на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Также отдельные описи составляются на различные виды документации постоянного хранения: научно-техническую, землеустроительную, документацию по приватизации имущества и иную.
10.46. Опись дел постоянного хранения составляется ежегодно или за несколько лет (за два года и более). Опись, составленная за год, носит название "годовой раздел описи".
10.47. Дела в сводной описи дел Администрации систематизируются на основе хронологически-структурного принципа (по годам, внутри годовых разделов - по структурным подразделениям). Допускается также формировать опись на основе хронологически-номинального (по годам, внутри годовых разделов - по значимости документов) или хронологически-функционального принципа (по годам, внутри годовых разделов - по функциональным направлениям деятельности). 
10.48. Опись дела состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Описательная статья описи включает:
порядковый номер единицы хранения;
индекс единицы хранения (по номенклатуре дел);
заголовок единицы хранения;
крайние даты единицы хранения;
срок хранения (для описей дел по личному составу, документов временного (свыше 10 лет) хранения);
количество листов в единице хранения;
примечание.
10.49. Опись дел составляется в соответствии со следующими основными требованиями:
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть также вносятся в опись под самостоятельным номером.
Порядок нумерации дел в описи - валовый (то есть по порядку) за весь период составления описи. Если годовой раздел описи N 1 дел постоянного хранения за 2018 год заканчивается делом N 320, то годовой раздел описи N 1 дел постоянного хранения за 2018 год начинается с дела  N 321. Опись дел не продолжается при достижении номера дела 9999.
Заголовок дела в опись всегда вносится полностью. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками слова "то же" для замены повторяющегося заголовка не используются. Заголовок дела не разбивается (не переносится) с одного листа описи на другой. Не допускается использование в описи сокращений слов в заголовке дела. Например: "дог.", "бух.баланс" и т.д. Если в заголовках используются аббревиатуры, сокращения, к описи в обязательном порядке составляется список сокращений.
Заголовок в описи должен соответствовать заголовку на обложке дела.
Заголовок дела в описи всегда составляется на основе заголовка дела в номенклатуре дел, но после его уточнения, конкретизации.
При обобщенном указании видов статистических отчетов в заголовке перечисляются номера форм, а полные наименования отчетов раскрываются в предисловии к описи, например:
" Отчет по кадрам (форма 1-мс, 2-мс)за 2018 год".
При наличии в деле нескольких видов документов по одному вопросу (не менее трех), не связанных последовательностью делопроизводства, при составлении заголовка употребляется термин "документы". После слова "документы" в скобках указываются названия основных видов документов, включенных в дело, например:
"Документы (справки, таблицы, графики и др.) о проведении мониторинга изменения цен на сельскохозяйственную продукцию".
Если дело включает основной документ вместе с дополняющими его документами разного вида (справки, отчеты, доклады и др.), то в заголовке указывается вид основного документа, его содержание, авторство, а в конце заголовка указывается "и документы к нему" с раскрытием в скобках состава прилагаемых документов, например:
"Поручения главы Администрации  и  документы к ним (доклады, служебные записки, обоснования, переписка) по их исполнению".
При составлении заголовков к таким документам, как штатное расписание, сметы доходов и расходов, которые формируются в одно дело со всеми изменениями и дополнениями к ним, указывается название основного документа в единственном числе и в конце заголовка отмечается "и изменения к нему", например:
"Смета доходов и расходов администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области на 2019 год и изменения к ней".
В заголовках дел с распорядительными документами (постановлениями, приказами, распоряжениями), протоколами после наименования вида документа указываются их крайние (регистрационные) номера, название организации (автора) указывается в обобщенной форме, например:
"Приказы  NN 1-100 председателя комитета образования Администрации по основной деятельности".
 Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа.
Не допускается употребление формулировки "исходящая переписка", "входящая переписка", так как выделенная к постоянному хранению переписка по одному вопросу группируется в деле в хронологической последовательности за один календарный год, документ-ответ помещается за документом-запросом.
10.50. Крайняя дата (число, месяц, год), как правило, указывается при описании распорядительной документации, протоколов заседаний, творческой документации, дел по одному вопросу, переписки, а также документов, для которых это имеет важное значение (доклады,  стенограммы и т.д.).
Даты распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и др.), положений, инструкций, правил, регламентов указываются по времени их утверждения, а если документы не датированы, то по времени опубликования или введения в действие.
Датами протоколов являются даты проведения заседаний.
Даты актов указываются по дате их составления (подписания).
Крайними датами журнала (книги) регистрации являются даты первой и последней записей в журнале (книге).
10.51. Оформление переходящих дел в описи: переходящее дело первый раз вносится в опись по дате заведения. В последующих годовых разделах описи заголовок дела повторяется, но уже без присвоения номера по описи (последний раз вносится в годовой раздел по дате последнего документа). Количество листов и крайние даты переходящего дела указываются в описи только при первом внесении дела в опись.
10.52. Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, уничтожении со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
10.53. В состав справочного аппарата к описи входят: титульный лист , предисловие, список сокращений; историческая справка, при необходимости оглавление и указатели.
10.54. Описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения направляются архивным отделом Администрации на  утверждение ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области; описи (годовые разделы описей) дел по личному составу, описи дел временного (свыше 10 лет) хранения  направляются  архивным отделом Администрации на согласование  ЭПК Администрации. После утверждения (согласования) описей, описи утверждаются  руководителем Администрации. В структурных подразделениях Администрации, являющихся самостоятельными источниками комплектования муниципального архива после утверждения (согласования) описей, описи утверждаются  руководителем структурного подразделения Администрации.
10.55.  Описи дел структурных подразделений представляются в архивный отдел Администрации не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
10.56. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; 
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.
10.57. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
10.58. При составлении описи электронных дел в опись включаются:
порядковый номер электронного дела по описи;
индекс электронного дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
срок хранения дела;
объем электронного дела в Мб;
примечания.
В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
10.59. Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем подразделения, согласовываются  экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения (при ее наличии). Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.
10.60. Описи дел постоянного хранения составляются не менее чем в пяти  экземплярах: четыре на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).
Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются не менее чем в двух экземплярах.
Описи  дел по личному составу составляются не менее чем в пяти экземплярах: четыре на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).
Описи дел структурных подразделений  Администрации, не являющихся самостоятельными  источниками  комплектования муниципального архива,  составляются в двух экземплярах, один из которых передается в архивный отдел Администрации, другой остается в структурном подразделении.

Текущее хранение документов в структурных подразделениях до передачи
на хранение в архив Администрации.

     10.61. Документы постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу в течение 3 лет после завершения их делопроизводством до передачи в архивный отдел Администрации хранятся в структурных подразделениях. Документы по личному составу муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, передаются в архив Администрации по истечении 10 лет со дня увольнения.
    10.62. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за обеспечение сохранности документов до передачи их на постоянное (вечное) хранение в архивный отдел Администрации.
    10.63. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Администрации не подлежат (хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).
     10.64. Передача документов на их постоянное хранение в архив Администрации осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

	 Приложение 1 	

Администрация муниципального образования
Приозерский муниципальный район  Ленинградской области

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от ___ ________ _____  № ___

Об утверждении Инструкции 
по делопроизводству  

В связи с _________________________________________________________________, 
                                                                            (основание)
администрация муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области согласно приложению 1. 
________________________________________________________________________________
2. Признать утратившим силу постановление___________________________________
________________________________________________________________________________ 

Глава администрации 	

подпись 	

инициалы, фамилия  	

Визы согласования

Фамилия инициалы исполнителя , № телефона 

Разослано: дело-2, отдел кадров, делопроизводства и контроля-1, и т.д

Администрация муниципального образования
Приозерский муниципальный район Ленинградской области

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

от ___ ________ _____   № ____ 

Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка  

В связи с _________________________________________________________________ 
                                                                        (основание)

1. Утвердить Правила внутреннего трудового распорядка администрации муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области согласно приложению 1.  
2. Признать утратившим силу распоряжение ___________________________________

Глава администрации 	Подпись 	Инициалы. Фамилия	

Визы согласования 

Фамилия инициалы исполнителя, 
№ телефона 

Разослано: дело-2, отдел кадров, делопроизводства и контроля-1 и т.д

Приложение 2 

Лист  согласования

К проекту постановления (распоряжения) от «___»_____________ 20____    №________ 
«____________________________________________________________________________»
(наименование)
Структурное подразделение ____________________________________________________

Согласующее лицо	Замечания 	Виза согласования
(дата, подпись)	

	
«___»______20___	

	
«___»______20___	
		
«___»______20___	

	
«___»______20___	

Исполнитель:
____________
Телефон:

____________

Приложение 3

П Р О Т О К О Л

заседания (наименование совета комиссии или иного коллегиального органа
при администрации муниципального образования
Приозерский муниципальный район Ленинградской области)

от____ __________ 20___ года                                                                                      № ______
____________________________________________________________________________

г.   Приозерск, администрация муниципального образования 
Приозерский муниципальный район Ленинградской области

Председатель комиссии 
(или председательствующий):						        фамилия, инициалы
Секретарь комиссии –
Члены комиссии                                                  фамилии, инициалы в алфавитном порядке
	
П Р И С У Т С Т В О В А Л И:
		
Руководители структурных подразделений  администрации муниципального образования 
Приозерский муниципальный район Ленинградской области	Фамилии, инициалы в алфавитном порядке	
ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О разработке и принципах ... 
Доклад заместителя руководителя ... 
2. О…

1. СЛУШАЛИ: 
Соколову А.И. – текст доклада прилагается 

ВЫСТУПИЛИ: 
Иванов М.И. – краткая запись выступления 
Петров Н.И. – краткая запись выступления 

ПОСТАНОВИЛИ: 
1.1. Одобрить ... 
1.2. ... 

2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: 

Председатель комиссии                                        подпись                       фамилия, инициалы 

(или председательствующий)          

Секретарь комиссии                                             подпись     фамилия, инициал

	Приложение 4 	

АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ПРИОЗЕРСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
188760, Ленинградская область,
г. Приозерск, ул. Ленина, 10

тел.: 8(81379) 36-973; 37-002 факс: 36-405
эл. адрес: adm@priozersk.ru
		
Председателю комитета
по местному самоуправлению,
межнациональным
и межконфессиональным отношениям
Ленинградской области
Бурак Л.В.
	
_____________________ № ________________________

На № _________________ от  _______________________
			
Запрос на повышение квалификации			

Уважаемая Лира Викторовна!

Администрация муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области благодарит за предложение по обучению по программе профессиональной переподготовки «Государственное и муниципальное управление в сфере межнациональных и межконфессиональных отношений» и сообщает, что направить муниципальных служащих на обучение по указанной программе в 2015-2016 учебном году нет возможности.	
Приложение: на 2 л., в 1 экз. только в адрес.
	
Глава администрации                                                                      А.Н. Соклаков 

Согласование или вторая подпись	
Исп. Плитус Е.В. (881379) 36-717

Приложение 5

Администрация
муниципального образования Приозерский муниципальный район Ленинградской области

А К Т

05.07.2018 г. № 1
г. Приозерск

О проверке сохранности документов    администрации		УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации

Подпись      инициалы, фамилия

Дата

Основание: распоряжение администрации… от       №    «О проведении проверки сохранности…»  

Составлен комиссией в составе:
Председатель: наименование должности, фамилия, инициалы
Члены комиссии:	наименование должности, фамилия, инициалы
	
	наименование должности, фамилия, инициалы
	
	наименование должности, фамилия, инициалы
	
В период с 5 июля по 8 июля 2018 года комиссия проверила организацию хранения …
Документы хранятся… 
Фактов утраты… не установлено.
Комиссия рекомендует… 
Составлен в 2- экземплярах
1-ый экз. направлен в…
2-ой  экз.- в дело № 
		
Председатель комиссии

Члены комиссии 	подпись	 инициалы, фамилия 	
	             подпись	инициалы, фамилия	
	             подпись	инициалы, фамилия